Spośród uchybień dotyczących aktu notarialnego wyróżnia się uchybienia dotyczące formy, które dalej dzielą się na powodujące skutek pozbawienia aktu notarialnego waloru dokumentu urzędowego, a także uchybienia co do trybu sporządzenia aktu notarialnego, związane z ‘nadużyciem zawodu’ notariusza oraz uchybienia organów samorządu notarialnego, polegające na niewyznaczeniu zastępcy notariusza.

Uchybienia co do formy aktu notarialnego

Przez formę czynności prawnej rozumie się ,,sposób złożenia oświadczenia woli” przez podmiot prawa cywilnego. Forma aktu notarialnego stanowi formę szczególną, czynność prawna bez zachowania innej niż pisemna formy szczególnej (jeżeli została zastrzeżona przez ustawę) jest nieważna. Jak podkreśla S. Wójcik: ,,Nasz ustawodawca stanął na stanowisku, że bliższa regulacja aktu notarialnego, także jako formy szczególnej czynności prawnej, powinna znajdować się w ustawie zawierającej przepisy prawa o notariacie, a nie wśród przepisów szczególnych o formie czynności prawnych ani nie wśród przepisów szczególnych przewidujących dla określonych czynności prawnych formę aktu notarialnego”¹.

Forma aktu notarialnego jest zastrzeżona pod rygorem nieważności. Wprowadzenie tej formy jest niezbędne dla trwałego dowodu, zmuszenie stron do dojrzałego namysłu, a przy formie notarialnej- także zapewnienie prewencyjnej kontroli zgodności dokonywanej czynności z prawem.²

W literaturze tematycznej można spotkać różne przykłady na konieczność zastrzeżenie formy, np. E. Drozd podkreśla, iż forma aktu notarialnego zapewnia poradę prawnika w podejmowaniu przez zainteresowanego decyzji przybierającej postać oświadczenia woli, oraz udział notariusza w konstruowaniu tej woli.³ Według A. Oleszki, notariusz jako osoba zaufania publicznego jest gwarantem prawidłowości dokonywanych przez strony czynności.⁴

Prawo o notariacie wprowadza dwa rodzaje wymogów uchybień aktu notarialnego, z których jedne są na tyle istotne, że pozbawiają sporządzony dokument mocy dokumentu urzędowego, jak np. wymóg oznaczenia osoby biorącej udział w akcie czy złożenie podpisu przez notariusza, a inne mają charakter porządkowy, nie pozbawiając aktu mocy dokumentu urzędowego.

Do pierwszej grupy uchybień SN w uchwale z dnia 19 lipca 2001 r., (III CZP 36/01) zaliczył brak wzmianki o dopełnieniu przez notariusza obowiązku przekonania się, że treść dokonanej czynności jest dla testatora , będącego osobą głucha bądź głuchoniemą dokładnie znana i zrozumiała. Do drugiej grupy uchybień zaliczył SN między innymi brak wskazania w akcie notarialnym powodów, z jakich osoba niemogąca lub nieumiejąca pisać aktu nie podpisała.

Podobnie w doktrynie dzieli się uchybienia aktu notarialnego na drugorzędne i konstytutywne, a kryterium rozróżnienia stanowi skutek w postaci pozbawienia aktu notarialnego charakteru dokumentu urzędowego.⁵

A zatem w przypadku czynności prawnej, dla której została zastrzeżona forma aktu notarialnego, należy odróżnić skutek polegający na pozbawieniu aktu notarialnego waloru dokumentu urzędowego od nieważności samej czynności prawnej, która może być skutkiem niezachowania zastrzeżonej przez ustawę formy aktu notarialnego (art. 73 par. 2 k.c.).⁶

Czynność taka może być nieważna z innych przyczyn, jak np. sprzeczności z prawem (art. 58 k.c.)⁷ czy też dotknięcia wadą oświadczenia woli w postaci stanu wyłączającego świadome albo swobodne powzięcie decyzji i wyrażenie woli (art. 82 k.c.)⁸, czy też pozorności (art. 83 par. 1 k.c.).⁹

Uchybienia co do formy aktu notarialnego a uchybienia co do trybu dokonywania czynności notarialnych

Tak doktryna jak i orzecznictwo odróżniają uchybienia aktu notarialnego o charakterze porządkowym od uchybień konstytutywnych. Wydaje się, że semantyka prawa o notariacie pozwala na wyróżnienie dwóch rodzajów uchybień: co do trybu dokonywania czynności notarialnych (art. 85-90 pr. o not.)¹⁰ oraz co do aktu notarialnego (art. 91-95 pr. o not.).¹¹ Powstaje pytanie, czy uchybienia co do trybu mogą prowadzić do nieważności czynności prawnej z powodu niezachowania formy aktu notarialnego. Analiza przepisów art. 85-90 pr. o not.¹², pozwala na wyciągnięcie wniosku, że część przepisów odnosi się do formy aktu notarialnego. W szczególności taki charakter ma przepis art. 87 par. 2 pr. o not. oraz art. 87 par. 3 pr. o not.¹³

Nieuzasadnione jest zatem ograniczenie uchybień co do formy, które pozbawiają akt notarialny waloru dokumentu urzędowego jedynie do naruszenia wymagań określonych w art. 94 par. 1 pr. o not.¹⁴

Uchybieniem co do typu dokonywania czynności notarialnych będzie dokonanie czynności notarialnej pomimo wątpliwości, czy strona czynności notarialnej ma zdolność do czynności prawnych (art. 86 pr. o not.)¹⁵. Podobne uchybienia dotyczące naruszenia art. 87 par. 1 pr. o not. jeżeli nie odnosi się do nich art. 87 par. 2 pr. o not.¹⁶ Z kolei art. 94 par. 1 pr. o not.¹⁷ dotyczy trybu dokonywania czynności notarialnych, chociaż został umieszczony w rozdziale 3 dotyczącym aktu notarialnego.

Za niefortunne należy uznać brzmienie art. 2 par. 2 pr. o not.¹⁸, zgodnie z którym: ,,Czynności notarialne, dokonane przez notariusza maja charakter dokumentu urzędowego”. Nie budzi wątpliwości, iż pojęcie ,,czynności notarialne” nie oznacza dokumentu. Definicja legalna czynności notarialnych zawarta została w art. 1 par. 1 pr. o not.¹⁹, zgodnie z którym ,,Notariusz jest powołany do dokonywania czynności, którym strony są obowiązane bądź pragną nadać formę notarialną (czynności notarialnych). Katalog czynności tych został zawarty w art. 79 pr. o not.²⁰

W art. 2 par. 2 pr. o not.²¹ ustawodawca winien wskazać, że charakter dokumentu mają czynności notarialne sporządzone przez notariusza zgodnie z prawem.

Kolejne zagadnienie dotyczy odpowiedzi na pytanie, czy do uznania, iż dany dokument ma charakter dokumentu urzędowego wystarcza, że spełnia on wymogi formalne aktu notarialnego? Zgodnie z pierwszym stanowiskiem przez ,,przepisy prawne” o których mowa w art. 2 par. 2 pr. o not., należy rozumieć nie tylko przepisy dotyczące formy aktu notarialnego, ale również trybu jego sporządzenia. Ponadto należy uwzględnić przepisy dotyczące czynności notarialnych.

Tak uchybienia dotyczące formy, trybu sporządzenia, jak i czynności notarialnych można podzielić na te, które pozbawiają akt notarialny mocy dokumentu urzędowego, sporządzony dokument należy w powyższej sytuacji uznać za dokument prywatny, jak i uchybienia, które mają charakter porządkowy, skutkując ewentualnie odpowiedzialnością dyscyplinarną, odszkodowawczą czy też prawokarną notariusza. Charakter taki mają np. uchybienia związane z naruszeniem przez notariusza obowiązków wskazanych w art. 80 pr. o not.²²

Wydaje się jednak, że właściwe jest stanowisko, zgodnie z którym charakter dokumentu urzędowego ma akt notarialny, jeżeli zostały zachowane ,,konstytutywne wymogi” co do formy aktu notarialnego. Za niedopuszczalną należy uznać sytuację, kiedy została zachowana forma aktu notarialnego, ale doszło do uchybień dotyczących trybu, a tym samym akt jest pozbawiony charakteru dokumentu urzędowego.

W świetle powyższego należy uznać, iż nie można mówić o nieważności aktu notarialnego, tak jak i nie można mówić o nieważności dokumentu urzędowego. Nieważnością natomiast może być dotknięta czynność prawna z powodu niezachowania wymogu co do formy aktu notarialnego. SN w uzasadnieniu wyroku z dnia 26.02.2004 r. (I CK 384/04), żądanie unieważnienia aktu notarialnego oznacza żądanie uznania za nieważną czynności prawnej, dla której taka forma została zastrzeżona. Według SN poprawnie należy zawsze żądać uznania za nieważną czynności prawnej.²³