Prawo o notariacie określa formę aktu notarialnego. Rozstrzyga o tym, kto może akt notarialny sporządzić oraz stawia wymagania co do zawartości dokumentu pod względem formalnym. Jedne z nich mają charakter ogólny (tzn. odnoszą się do wszystkich czynności notarialnych), drugie zaś przewidziane wyłącznie dla aktu notarialnego. Wśród przepisów je statuujących są takie, które nie budzą wątpliwości co do rodzaju i zakresu wymogu, ale są i takie, które podlegają wykładni. Te ostatnie są niebezpieczne, gdyż wymagania formalne, od spełnienia których zależy prawidłowość sporządzenia dokumentu, powinny być precyzyjnie określone, nie zostawiając pola dla wykładni. Trzeba wiedzieć jak należy postępować, aby nie popełnić uchybienia. Trzeba zarazem przyjąć jakąś regułę w kwestii skutków uchybienia przepisom o formie, a takiej reguły prawo o notariacie wyraźnie nie wypowiada. Regułą tą powinno być, aby każde, jakiekolwiek naruszenie przepisów, naruszenie przepisów o formie aktu notarialnego, pozbawiało dokument tak nazwany przymiotu aktu notarialnego. Przy takiej regule konieczność precyzyjnego określenia wymogów, jakie powinien spełnić akt notarialny, jest oczywista. Także w nauce nie poświęcono zbyt wiele uwagi wspomnianym zagadnieniom, dlatego dalsze uwagi muszą mieć z konieczności charakter szkicowy i w pełnym stopniu dyskusyjny.¹

Akt notarialny sporządza notariusz. Wyjątkowo może go sporządzić asesor notarialny (emerytowany notariusz), działający jako zastępca notariusza, w przypadku prawem określonym. Jednakże notariuszowi (zastępcy notariusza) nie wolno sporządzać aktu notarialnego, jeżeli dotyczy on jego samego lub osób wymienionych w art. 84 par. 1 pkt 2-4 pr. not.² Sporządzenie aktu notarialnego przez osobę nieuprawnioną powoduje, że dokument nie jest w istocie aktem notarialnym. Jeżeli zachowanie formy aktu notarialnego jest przesłanką ważności czynności prawnej, czynność stwierdzona takim dokumentem jest nieważna. Trzeba w związku z tym zwrócić uwagę, iż nie ma aktów notarialnych nieważnych, czy też podlegających unieważnieniu. Dokument nie może być ‘ważny’ lub ‘nieważny’. W zależności od zachowania przepisów co do jego sporządzenia, może być albo dokumentem urzędowym, albo innym (prywatnym). Ważna bądź nieważna może być tylko czynność prawna w nim zawarta; m. in. z powodu naruszenia przepisów o formie czynność może okazać się nieważna.

Akt notarialny sporządzany jest w języku polskim. Na żądanie strony notariusz może dokonać dodatkowo sporządzenia aktu notarialnego w języku obcym, wykorzystując własną znajomość języka obcego, wykazaną w sposób określony dla tłumaczów przysięgłych lub korzystając z pomocy tłumacza przysięgłego (art. 2 par. 3 pr. not.).³ Przepis ten nasuwa szereg wątpliwości. Określenie ,,strona” może sugerować, że podmiot, żądający sporządzenia dodatkowo aktu notarialnego w języku obcym, pozostaje w jakimś stosunku prawnym względem notariusza. Tak jednak nie jest. Nie chodzi tu o stronę jakiegoś stosunku prawnego ; żądającym może być np. sporządzający testament. Nawiązując do rozróżnienia zawartego w art. 91 par. 1 pkt 8 pr. not.⁴ trzeba przyjąć, iż pod pojęciem ,,strona” należy rozumieć wyłącznie osobę ,,biorą udział w akcie”, nie zaś osobę obecną przy sporządzeniu aktu. Przepis nie stawia jakichkolwiek dalszych wymagań, poza żądaniem strony. Wynikłoby stąd, że z żądaniem takim wystąpić może każda osoba, niezależnie od tego czy zna język polski, a żądanie może dotyczyć jakiegokolwiek obcego języka, niezależnie od tego, czy jest on żądającemu znany i czy pozostaje w jakimkolwiek związku z czynnością. Na przykład: Polak, znający wyłącznie język polski, mógłby żądać dodatkowo sporządzenia aktu notarialnego w języku japońskim, niezależnie od tego czy treść testamentu wykazuje jakikolwiek związek z tym krajem. Wydaje się to niedorzeczne, a jednak na gruncie omawianego przepisu nie jest wykluczone. Wątpliwość budzi słowo ,,może”. Nie wiadomo, czy dodatkowe sporządzenie czynności w języku obcym zależy od dobrej woli notariusza (może, ale nie musi), czy też notariusz musi uczynić zadość żądaniu. W drugim znaczeniu słowo ,,może” oznaczałoby wyłącznie pozwolenie ustawodawcy na dodatkowe sporządzenie aktu notarialnego w języku obcym (bez zezwolenia byłoby ono niedopuszczalne), natomiast nie pozostawiałoby swobody notariuszowi, jeżeli żądanie zostanie zgłoszone. Wydaje się, że wyjścia trzeba szukać gdzieś pośrodku.⁵ Notariusz powinien móc odmówić sporządzenia dodatkowo aktu notarialnego w języku obcym, jeżeli występujący z żądaniem nie wykaże w tym żadnego interesu. Gdyby miało być inaczej, sformułowanie art. 2 par. 3 pr. not. powinno brzmieć ,,notariusz dokonuje dodatkowo”, a nie jak obecnie ,,może dokonać dodatkowo”. Zresztą nie bardzo wiadomo, co to znaczy ,,dodatkowe” sporządzenie aktu notarialnego w języku obcym. Sformułowanie sugeruje, że nie jest to zwykły przekład sporządzony przez notariusza osobiście lub przy pomocy tłumacza przysięgłego. Ten dodatkowy akt notarialny powinien być sporządzony z zachowaniem wszelkich formalności, wymaganych dla aktu notarialnego, a więc powinien m.in. zawierać podpisy notariusza i osób biorących udział w akcie, a także obecnych przy jego sporządzeniu (tłumacza). Wydawałoby się więc, że mamy do czynienia z dwoma równorzędnymi aktami notarialnymi, dotyczącymi jednego zdarzenia, a różniącymi się tylko językiem. Jednakże tak nie jest. Z punktu widzenia prawa polskiego, tylko akt sporządzony w języku polskim ma charakter dokumentu urzędowego. W razie nie dających się usunąć rozbieżności między oryginałem polskim, a dodatkowym aktem w języku obcym, miarodajny jest wyłącznie tekst polski. Tylko wypisami w języku polskim można się posługiwać na terenie państwa polskiego oraz przed polskimi urzędami za granicą. Pozostaje pytanie- czemu ma służyć to ,,dodatkowe” sporządzenie aktu w języku obcym, na które trudno odpowiedzieć. Być może chodziło o stworzenie możliwości sporządzenia dokumentu o charakterze aktu notarialnego dla wykorzystania go za granicą, przed obcymi władzami. Jeżeli taki był zamiar to polega on na nieporozumieniu. Każde państwo bowiem określa samodzielnie moc dowodową zagranicznych dokumentów urzędowych, a takim jest- z punktu widzenia państwa obcego akt notarialny sporządzony przez notariusza polskiego. Język w jakim go sporządzono, nie ma nic do rzeczy, albowiem jest oczywiste, że dokumenty urzędowe sporządza się w języku (językach) dopuszczonym (dopuszczonych) do urzędowego użytku w danym państwie. Każde państwo uznając moc zagranicznych dokumentów urzędowych, okoliczność tę bierze naturalnie pod uwagę.⁶

Kwestii językowej dotyczy nadto inny przepis prawa o notariacie. Art. 87 par. 1 pkt 1⁷ postanawia: ,,Jeżeli osoba biorąca udział w czynnościach nie zna języka polskiego i do czynności przekład na inny, znany tej osobie język, notariusz powinien przetłumaczyć akt osobiście lub przy pomocy tłumacza; przepis art. 2 par. 3 stosuje się”. Zestawienie dopiero co omówionego art. 2 par. 3⁸ z przytoczonym przepisem stwarza dodatkowe trudności interpretacyjne. W dużej mierze wynikają one z zagadkowego postanowienia, iż przepis art. 2 par. 3⁹ stosuje się. Nie chodzi tu zapewne o to, że art. 2 par. 3 można stosować tylko dzięki istnieniu art. 87 par. 1 pkt 1¹⁰. Miano tu być może na uwadze stosowanie art. 2 par. 3 do sytuacji wymienionych w art. 87 par. 1 pkt 1 pr. not., lecz jak należy to rozumieć? Czy doręczony przykład ma być traktowany jako ,,dodatkowe sporządzenie aktu notarialnego w języku obcym” (art. 2 par. 3)¹¹, czy jako zwykły przykład, stanowiący załącznik do aktu? Czy w razie niedołączenia przykładu notariusz dokonuje tłumaczenia ustnie czy pisemnie; a jeżeli pisemnie, czy oznacza to ‘dodatkowe’ sporządzenie aktu notarialnego w języku znanym osobom biorącym udział w akcie? Jeżeli przyjmie się, że przekład dołączony jest zwykłym przekładem, a w razie jego braku tłumaczenie następuje ustnie, to pole do ‘stosowania’ art. 2 par. 3¹² do tej sytuacji niepomiernie zwęża się. Chodzić tu bowiem może jedynie o to, że notariusz musi się wykazać znajomością języka w sposób określony dla tłumaczy przysięgłych, a jeżeli korzysta z tłumacza, to tylko przysięgłego. Być może zastrzeżenie, że ,,przepis art. 2 par. 3 stosuje się” oznacza jeszcze coś innego, a mianowicie, że postanowienie art. 87 par. 1 pkt 1¹³ nie wyłącza zastosowania art. 2 par. 3, czyli obok obowiązków z art. 87 par. 1 pkt 1 istnieje możliwość z art. 2 par. 3 pr. not¹⁴. Ale to się rozumie samo przez się. Rozprawianie o kwestiach językowych w dwóch różnych miejscach ustawy wskazuje na brak jasnej koncepcji w tym względzie.

Jak wiadomo, wymogi formalne aktu notarialnego określone są nie tylko przez przepisy dotyczące tego aktu, lecz także przez przepisy ogólne, odnoszące się do wszystkich czynności notarialnych. W niektórych wypadkach, przepisy dotyczące formy aktu notarialnego są jedynie uszczegółowieniem tych ostatnich, a niekiedy stanowią ich uzupełnienie. W związku z tym, oba rodzaje przepisów omawiane będą łącznie. Zadanie polegać będzie na ustaleniu tych składników formalnych aktu, które są dla niego elementami ‘konstytutywnymi’ w tym znaczeniu, że ich pominięcie, niedostateczne określenie lub podanie niezgodne z rzeczywistością, powoduje, że akt notarialny jest nieprawidłowo sporządzony, czyli w istocie, mimo zewnętrznych pozorów aktu- nim nie jest.