Akt notarialny jest dokumentem ,,zaświadczającym” o złożeniu pewnych oświadczeń woli lub zaistnieniu jakiegoś zdarzenia. Są to zaszłości świata zewnętrznego, które rozgrywają się w czasie. Akt notarialny powinien określać czas zdarzenia, o którym zaświadcza, powinien więc zawierać przynajmniej datę.

Art. 91 par. 1 pkt 1 pr. not. ¹to formułuje: ,,akt notarialny powinien zawierać dzień, miesiąc i rok sporządzenia aktu, a w razie potrzeby lub na żądanie stron- godzinę i minutę rozpoczęcia i podpisania aktu”. Od razu pojawia się pytanie: co należy rozumieć przez ,,sporządzenie” aktu? Z reguły powiada się, że nie idzie tu o tzw. przygotowanie aktu, czyli uprzednie spisanie jego treści w postaci projektu, który ma być stronom odczytany. Przez sporządzenie rozumiałoby się zatem czynności końcowe, tj. odczytanie, przyjęcie i podpisanie aktu. Jednakże to z kolei nie bardzo daje się pogodzić z postanowieniem art. 91 par. 1 pkt 6², iż akt powinien stwierdzać na żądanie stron fakty i istotne okoliczności, które zaszły przy spisywaniu aktu. Na to pytanie nie można więc udzielić jednoznacznej odpowiedzi. W zależności od okoliczności, sporządzeniem będzie odczytanie, przyjęcie oraz podpisanie albo spisanie konkretnego aktu, łącznie z zaistnieniem przytoczonych czynności. Ponieważ akt notarialny ma określać datę kalendarzową, wszystkie te czynności muszą odbyć się w jednym dniu. Jeżeli przebieg zdarzenia byłby rozłożony na kilka dni (np. posiedzenie walnego zgromadzenia spółki z o.o.), musi to znaleźć odpowiednie odzwierciedlenie w dacie sporządzenia aktu. Podanie daty nie odpowiadającej rzeczywistości (omyłkowe lub świadome) należy traktować na równi z brakiem daty. Nie wystarczy jak przy wekslu, podać jakąkolwiek datę, aby wymaganie formalne art. 91 par. 1 pkt 1³ zostało spełnione. Zdecydowanie negatywnie należy odnieść się do orzeczenia Sądu Najwyższego, które dopuściło możliwość odczytania i podpisania aktu w różnych dniach, bez zaznaczenia tego w akcie. Gdyby tak mogło być, to przepis powinien się zadowolić wymaganiem podania daty podpisania aktu, a nie jego sporządzenia.

Art. 91 par. 1 pkt 1 pr. not.⁴ wychodzi z założenia, że akt notarialny jest sporządzony w jednym dniu. Wymóg podania daty uszczegółowiono, w ten sposób, iż w niektórych wypadkach należy podać godzinę i minutę rozpoczęcia i podpisania aktu. Decyduje o tym albo żądanie strony, albo ‘potrzeba’. Potrzeba taka może wynikać z charakteru sporządzonej czynności (np. rozpoczęcie walnego zgromadzenia). Niekiedy wynika ona z okoliczności i wówczas notariusz decyduje, czy zamieścić godzinę i minutę rozpoczęcia i podpisania aktu. Potrzeba taka może pojawić się np. przy sporządzaniu testamentu osoby ciężko chorej, której grozi niebezpieczeństwo rychłej śmierci. Jeżeli mimo żądania strony lub zaistnienia potrzeby, notariusz nie poda tych szczegółowych danych czasowych, powstaje pytanie o konsekwencje. W pierwszym przypadku można przyjąć, że skoro strona akt podpisała, to żądanie wycofała. W pozostałych sytuacjach naruszenie tego wymogu powinno prowadzić do dyskwalifikacji aktu notarialnego jako dokumentu urzędowego, nawet wówczas, gdy potrzeba podlega ocenie notariusza. Notariusz nie może mylić się w ocenie tak istotnej dla aktu okoliczności.⁵

Drugim w kolejności wymaganiem formalnym jest podanie miejsca sporządzenia aktu. Miejsce może być rozumiane bądź jako miejscowość, bądź jako konkretny adres, a więc lokal w jakim nastąpiło sporządzenie, odczytanie, przyjęcie i podpisanie aktu notarialnego. Przepis nie wypowiada się jasno, które rozumienie należy przyjąć. Na rzecz pierwszego z nich przemawia to, że w prawie cywilnym ilekroć pojawia się ,,miejsce” zawsze rozumie się przez nie miejscowość (np. miejsce zamieszkania, zawarcia umowy, spełnienia świadczenia). Gdyby więc w omawianym przepisie należało od tego odstąpić trzeba by podać argumenty, zaczerpnięte z prawa o notariacie, na rzecz miejsca rozumianego jako adres konkretnego lokalu. Argumentów takich jednak nie ma. Wprawdzie art. 3 stanowi, że czynności notarialnych notariusz dokonuje w kancelarii notarialnej (mającej swój adres), a poza kancelarią (,,w innym miejscu”) tylko wówczas, gdy przemawia za tym charakter czynności lub szczególne okoliczności. Z tego jednak nie wynika konieczność podania adresu lokalu, w którym akt został sporządzony. Naruszenie art. 3 pr. not.⁶ nie pociąga za sobą żadnych ujemnych skutków prawnych w zakresie oceny charakteru prawnego aktu notarialnego; akt ten jest dokumentem urzędowym, choćby został sporządzony poza siedzibą notariusza i chociażby nie było do tego żadnego uzasadnienia. Także z punktu widzenia mocy dowodowej podanie konkretnego adresu nie jest konieczne. Przy sporządzeniu aktu notarialnego obowiązuje wprawdzie zasada tzw. unitas actus, co oznacza m.in., że przy czynnościach wielostronnych wszystkie strony powinny być jednocześnie obecne, przynajmniej w części końcowej sporządzenia aktu, tj. odczytania, przyjęcia i podpisania. Wydawałoby się więc, że podanie adresu sporządzenia aktu dokumentuje ten fakt jednoczesnej obecności; kto twierdzi, że było inaczej, musiałby to udowodnić, w przeciwnym razie należałoby przyjąć, iż strony były jednocześnie pod wskazanym w akcie adresem. Jednakże podanie adresu lokalu wcale nie dokumentuje jednoczesnej obecności osób biorących udział w akcie, gdyż nie można z góry wykluczać, iż osoby te były wprawdzie w wymienionym lokalu w tym samym dniu, lecz o różnej porze. A skoro tak, podanie adresu miejsca sporządzenia aktu nie przesądza jeszcze o tym, że strony były jednocześnie obecne. Nie może mieć ono zatem mocy dowodowej co do tego faktu, albowiem z zamieszczonej informacji o adresie lokalu nie wynika jeszcze żadne domniemanie faktyczne w tym względzie. W praktyce miejsce sporządzenia aktu oznacza się przez wskazanie adresu ; jest to dobra praktyka godna polecenia również na przyszłość. Jednakże, gdyby się zdarzyło, że w akcie notarialnym podano jedynie miejscowość, w której został on sporządzony, akt taki nie wykazuje uchybienia formalnego i zachowuje pełną moc dowodową jako dokument urzędowy.

Od podania miejsca sporządzenia aktu notarialnego trzeba odróżnić wskazanie siedziby notariusza. Przez siedzibę należy rozumieć miejscowość, a nie adres kancelarii notarialnej. Także w tym wypadku wystarczy wymienienie miejscowości stanowiącej siedzibę notariusza, choć dobrze jest również wskazać adres kancelarii.

Akt notarialny powinien zawierać imię i nazwisko notariusza, a jeżeli akt sporządził zastępca notariusza- nadto imię i nazwisko zastępcy. Dane te powinny być wymienione w tzw. komparycji aktu notarialnego. Nie wystarcza sam podpis notariusza identyfikujący go w sposób nie budzący wątpliwości, jeżeli nie zostanie wymienione oddzielnie imię i nazwisko z podaniem siedziby kancelarii.⁷

W komparycji aktu notarialnego wymienia się imiona i nazwiska oraz imiona rodziców osób fizycznych. Jeżeli osoba ma więcej imion, powinno się wymienić je wszystkie; dobrze jest zaznaczyć, którego imienia używa, jeżeli nie jest to imię wymienione w pierwszej kolejności. Prawo o notariacie nie daje odpowiedzi wprost na pytanie o skutki niewymienienia wszystkich imion, a poprzestaniu tylko na jednym (z reguły pierwszym). Art. 92 par. 1 pr. not.⁸ używa wprawdzie liczby mnogiej (,,imiona”), lecz liczba ta została użyta dlatego, że dalej mówi się o osobach. Imię (imiona) służą do identyfikacji osób. Podanie jednego imienia wraz z imionami rodziców jest z tego punktu widzenia wystarczające. Od podania imienia i nazwiska trzeba odróżnić stwierdzenie jej tożsamości. Jest to sąd orzekający o tym, że osoba stawająca do aktu jest osobą, której dane personalne są w akcie wymienione. Stwierdzenie to następuje na podstawie prawem przewidzianych dokumentów, a w razie ich braku – w sposób ,,wyłączających wszelką wątpliwość”.

Sposób stwierdzenia tożsamości musi być w akcie określony. Jeżeli to nie nastąpi, akt zawiera istotne uchybienia formalne, pozbawiające go przymiotu aktu notarialnego. Oprócz wymienionych danych personalnych, w akcie notarialnym podaje się miejsce zamieszkania osoby fizycznej. W praktyce następuje to za pomocą wskazania adresu stałego zameldowania. Nie ma jednak takiej konieczności. Nie da się wskazać żadnego powodu, dla którego miejsce zamieszkania należałoby traktować inaczej niż w prawie cywilnym, czyli jako miejscowość, w której dana osoba przebywa z zamiarem stałego pobytu. Może to być również miejscowość, w której osoba przebywająca ma jedynie czasowe zameldowanie. Notariusz nie ma jednak możliwości samodzielnego ustalenia okoliczności, od których uzależnione jest określenie miejsca zamieszkania. Powinien w tym względzie poprzestać na oświadczeniu osoby, popartym odpowiednim dokumentem, jeżeli istnieje możliwość jego przedstawienia (np. wpisem w dowodzie osobistym). Jeżeli notariusz poprzestanie na wymienieniu miejscowości (bez wskazania adresu), nie narusza art. 92 par. 1 pkt 4⁹.

Przytoczone uwagi odnoszą się również do innych osób wymienionych w art. 92 par. 1 pkt 4 pr. not.¹⁰ (działające w imieniu osób prawnych, przedstawicieli lub pełnomocników, a także osób obecnych przy sporządzeniu aktu).

Akt notarialny powinien także zawierać nazwę i siedzibę osób prawnych lub ,,innych” podmiotów biorących udział w akcie. Nie wiadomo o jakie podmioty tutaj chodzi. Prawo cywilne zna tylko dwa rodzaje podmiotów : osoby fizyczne i osoby prawne. Być może ustawa ma na myśli tzw. ułomne osoby prawne, jeżeli mogą one występować samodzielnie w obrocie. Może też pod pojęciem tym kryją się tzw. stationes fisci, czyli państwowe jednostki organizacyjne występujące w imieniu Skarbu Państwa.

Po komparycji następuje część merytoryczna aktu notarialnego, obejmująca część czynności prawnej lub opis przebiegu innego zdarzenia. Tę część należy omówić oddzielnie, ze względu na specjalne problemy (nie tylko natury formalnej) z nią związane. Dlatego obecnie należy przejść bezpośrednio do części końcowej aktu notarialnego, zawierającej istotne wymagania formalne.

W części końcowej akt notarialny powinien zawierać stwierdzenie, iż został odczytany, przyjęty i podpisany. Akt notarialny przed podpisaniem powinien być odczytany przez notariusza lub przez inną osobę w jego obecności. Odczytującym nie może być osoba biorąca udział w akcie. Odczytanie musi odbyć się na głos; nie można poprzestać na tym, że każda osoba biorąca udział w akcie osobno sobie czyta. Po odczytaniu notariusz powinien przekonać się, że osoby biorące udział w czynności dokładnie rozumieją treść oraz znaczenie aktu, a akt zgodny jest z ich wolą (art. 94 par. 1 pr. not.). Należy przez to rozumieć akceptacje treści aktu notarialnego. Na żądanie powinny być odczytane również załączniki do aktu. Naruszenie przedstawionych wymogów powoduje istotne braki formalne aktu notarialnego. Zamieszczenie klauzuli stwierdzającej odczytanie i przyjęcie nie wystarcza, jeżeli odczytania nie było, odczytano podczas nieobecności notariusza (np. przez aplikanta notarialnego) albo w inny sposób naruszono wymóg odczytania (np. odczytano jedynie część aktu). Tak samo nie wystarcza prawidłowe odczytanie, jeżeli w akcie nie zamieszczono o tym wzmianki.

Akt notarialny powinien zawierać podpisy osób biorących udział w akcie oraz osób obecnych przy sporządzeniu aktu. Podmioty biorące udział w akcie, są to osoby wymienione w komparycji aktu, niezależnie od tego, czy ich udział w czynności stwierdzonej aktem był merytorycznie uzasadniony. Przez osoby obecne przy sporządzeniu aktu należy rozumieć wyłącznie osoby, których obecność spowodowana jest wymaganiami stawianymi przez prawo o notariacie. Należą do nich: tłumacz (art. 87 par. 1 pkt 1)¹¹, osoba zaufana (art. 87 par. 1 pkt 3)¹², biegły (art. 87 par. 1 pkt 2)¹³, osoba umieszczająca swój podpis w sytuacji określonej w art. 87 par. 1 pkt 4¹⁴. Ustawa posługuje się też określeniem ‘świadek czynności notarialnej’ (art. 87 par. 3)¹⁵, nie wyjaśniając, co przez to należy rozumieć, ani też nie odwołując się do tego określenia w innych miejscach. Przepis ten został zaczerpnięty z prawa o notariacie z 1933 r., w którym to prawie istniała instytucja świadka czynności. Pod pojęciem świadek należy chyba rozumieć ‘osoby obecne przy sporządzeniu aktu’. Nie mogą być one ,,z zawierającymi czynność lub z osobami, na których rzecz czynność jest dokonywana, w takim stosunku, który nie pozwala notariuszowi w jej imieniu ani na jej rzecz dokonać czynności”. Naruszenie tego zakazu jest istotnym uchybieniem aktu notarialnego.¹⁶

Podpis musi być dokonany co najmniej pełnym nazwiskiem. Nie można poprzestać na parafie czy skrócie, mechanicznym odtworzeniu itp. Jeżeli w akcie bierze udział osoba, która nie może pisać, notariusz stwierdza, że osoba ta aktu nie podpisała i podaje powód (np. jest niepiśmienna). Oprócz tego jak się wydaje zastosowanie ma art. 87 par. 1 pkt 4. Osoba nie mogąca pisać powinna na akcie zrobić tuszowy odcisk palca, a obok tego odcisku inna osoba (ale nie notariusz, może to być pracownik kancelarii) wpisuje imię i nazwisko osoby nie mogącej pisać, umieszczając swój podpis. Ta procedura nie zastępuje jednak podpisu osoby niepiśmiennej, wobec czego notariusz stwierdza brak podpisu.

Według art. 92 par. 1 pkt 9¹⁷ akt notarialny powinien być podpisany przez notariusza. Przeoczono sytuację w której akt notarialny sporządza zastępca notariusza (asesor, emerytowany notariusz. Jest oczywiste, że w takim wypadku akt notarialny podpisuje zastępca notariusza. Gdyby akt ten podpisał notariusz nie sporządzając go byłoby to istotne naruszenie formalne. Podpis notariusza musi być przynajmniej pełnym nazwiskiem, przy czym nie jest konieczny dopisek ,,notariusz” choć jest to powszechnie praktykowane. Brak takiego dopisku nie powoduje ujemnych skutków prawnych dla samego dokumentu. Nie jest również istotne, czy zastępca notariusza doda dopisek ,,zastępca notariusza” bądź ,,asesor notarialny”, czy też zgoła nic. Fakt takiego zastępstwa stwierdza się bowiem w komparycji aktu notarialnego.

Jeżeli zaś chodzi o stronę ,,techniczną” sporządzania aktu notarialnego, prawo o notariacie zachowuje daleko idącą powściągliwość w jej określeniu. Akt może być sporządzony pismem ręcznym, maszynowym, można również użyć gotowych formularzy, które uzupełnia się stosowną treścią. Akt notarialny ma być sporządzony w sposób zrozumiały i przejrzysty (art. 80 par. 1)¹⁸. W praktyce przyjęto podawanie daty oraz niektórych oznaczeń cyfrowych również słownie. Gdyby jednak postąpiono w konkretnej kwestii inaczej, nie można byłoby tego traktować jako uchybienia formalnego, ponieważ wymaganie takie nie zostało sprecyzowane.

Art. 94 par. 2¹⁹ zakazuje wszelkich wywabiań i wyskrobywań. Chodzi tu oczywiście o czynnościach w trakcie sporządzenia aktu notarialnego. Jeżeli będą one podejmowane po sporządzeniu aktu (przez osobę inną niż notariusz) będzie to kwalifikowane jako fałszowanie dokumentu. Celem uniemożliwienia dopisków należy wolne miejsca przekreślić, niedokonanie tego powinno być uważane za istotne uchybienie formalne.

Do aktu wnosić można ,,poprawki”, jednakże tylko do czasu jego podpisania przez strony lub notariusza, gdy tylko notariusz podpisuje. Poprawki mogą mieć charakter formalny (językowy), ale też merytoryczny. Ustawa wymaga, aby zbędne wyrazy lub ich części były przekreślone w ten sposób, żeby można je było przeczytać.

Jeżeli akt notarialny jest sporządzony na dwóch lub więcej arkuszach, to arkusze te powinny być ponumerowane, parafowane i połączone (art. 93 pr. not.).²⁰

Ze względu na treść, akty notarialne mogą być dwojakiego rodzaju. Jedne dotyczą czynności inne zdarzeń, nie będących czynnościami prawnymi. Drugie obejmują czynności prawne. Rozróżnienie to ma znaczenie zarówno z punktu widzenia problematyki dowodowej, jak też zakresu treści aktu.

Jeżeli akt nie dotyczy treści czynności prawnej, o tym co powinno być w nim ,,zaświadczone”, decyduje charakter czynności. Akt notarialny korzysta w tym wypadku z domniemania prawdziwości. Stwierdza, że opisana w nim czynność miała w rzeczywistości miejsce. Domniemanie to może być obalone dowodem przeciwnym (art. 252 k.p.c.)²¹, przy czym nie istnieje żadne ograniczenie co do rodzaju dopuszczalnego dowodu.

Problematyka aktu obejmującego czynność prawną jest o wiele bardziej skomplikowana. Przede wszystkim wyjaśnienia wymaga zakres domniemania zgodności dokumentu z rzeczywistością, która także tutaj wchodzi w grę. Przyjmuje się, że w wypadku sporządzenia czynności prawnej w akcie notarialnym, istnieje domniemanie następującej treści: po pierwsze- że dokument zawiera tylko to, co obejmowały oświadczenia woli stron; po drugie- że zawiera całość tych oświadczeń, złożonych przez strony, dokładnie, bez zniekształceń.²² Tymczasem według treści art. 94 par. 3 pr. not.²³ akt notarialny powinien zawierać ,,treści istotne dla tej czynności”. Jak należy to rozumieć? Z pewnością tak, że notariusz oceniając, które postanowienia są istotne, a które nie, może jedne z nich pominąć. Przepis więc wskazuje na minimalną treść, od której uzależniony jest w ogóle akt dokonania czynności. Bez istotnych postanowień nie ma czynności. Jeżeli oprócz istotnych postanowień strony uzgodniły inne, notariusz nie może ich pominąć.²⁴

Wychodząc z domniemania prawdziwości i zupełności aktu notarialnego, obejmującego czynność prawną, art. 247 k.p.c.²⁵ wprowadza pewne ograniczenia dowodowe, co do obalenia tych domniemań. Ma on brzmienie następujące: ,,dowód ze świadków lub przesłuchania stron przeciwko osnowie lub ponad osnowę dokumentu obejmującego czynność prawną może być dopuszczony między uczestnikami tej czynności tylko w wypadkach, gdy nie doprowadzi to do obejścia przepisów o formie zastrzeżonej pod rygorem nieważności, i gdy ze względu na szczególne okoliczności sprawy, sąd uzna to za konieczne”. Dowód ponad osnowę, to dowód zmierzający do wykazania, że strony podjęły inne jeszcze postanowienia, które nie zostały w akcie umieszczone. Z tego wynika, iż omawiany przepis zakłada niejako, iż cała treść czynności prawnej, uzgodniona między stronami, powinna być w akcie zawarta. W przeciwnym razie trudno byłoby zrozumieć dlaczego dowód ze świadków i przesłuchania stron mógłby być dopuszczony tylko wówczas, gdy ze względu na szczególne okoliczności sąd uzna to za konieczne. Skoro nie ma obowiązku dokumentowania części czynności prawnej (,,nieistotnej”), nie powinno być w tym zakresie żadnych ograniczeń dowodowych. Notariusz, nie dokumentując ściśle i w całości treści oświadczeń stron, naraża je na to, że treść nie udokumentowana w ogóle nie będzie mogła być udowodniona, a więc w tym zakresie czynność będzie bezskuteczna. Dopuścić do tego nie można. Jest to zatem dodatkowy argument na rzecz tezy, iż akt notarialny powinien zawierać całość treści prawnej, uzgodnioną między stronami, a nie tylko ,,istotną” jej część.

Akt notarialny, dotyczący czynności prawnej, obejmuje niekiedy także inne oświadczenia, które nie są oświadczeniami woli. Należą do nich takie oświadczenia jak np. oświadczenie zbywcy, że jest właścicielem nieruchomości; oświadczenie małżonka, że nieruchomość należy do majątku odrębnego drugiego małżonka; oświadczenie, że nieruchomość nie jest zabudowana. Tego typu oświadczenia mogą być zgodne z prawdą bądź nie. Nie korzystają one z domniemania prawdziwości. Korzystają natomiast z domniemania, że zostały złożone. Jeżeli strona chce wykazać, że tego typu oświadczeń nie było – musi to udowodnić. Ograniczenia z art. 247 k.p.c.²⁶ tutaj nie stosuje się.

W akcie notarialnym zamieszczane są często informacje o różnego rodzaju pouczeniach, które notariusz udzielił stronom.²⁷

Znajdują się w nim również postanowienia dotyczące opłat (notarialnych, skarbowych) oraz podatków. Akt nie traci w skutek tego charakteru dokumentu urzędowego.²⁸